Sahibkar hər axşam kassaya baxır. "Bu gün 3000 manat gəldi" deyir. Sevinclidir. Amma ayın sonunda hesaba baxır — pul yoxdur. Harada itdi? Bilmir. Çünki P&L hesabatı oxumur. Bəlkə P&L-in nə olduğunu belə bilmir.
Bu, Azərbaycanda yüzlərlə restoranın hekayəsidir. Kassa dolur, cib boşalır. Çünki gəlir mənfəət demək deyil. Gəlir sənin kassana gələn puldur. Mənfəət isə bütün xərcləri çıxdıqdan sonra əlində qalan puldur. Bu ikisi arasındakı fərqi görməyin yeganə yolu P&L hesabatıdır.
P&L nədir?
P&L (Profit and Loss Statement) gəlir və xərc hesabatıdır. Bir müddət ərzində, adətən bir ay, nə qədər pul gəldi, nə qədər xərcləndi, nə qədər qaldı — bunları göstərən bir vərəqdir.
Bu, restoranının sağlıq kartıdır. Doktor qan analizinə baxıb "şəkərin yüksəkdir" deyir. Sən P&L-ə baxıb "food cost-un yüksəkdir" deyirsən. Eyni şeydir — amma bu dəfə xəstə restoranındır.
P&L-in quruluşu
P&L-i beş hissəyə bölürük.
Birinci hissə: Gəlir. Kassadan gələn bütün pul buraya daxildir — yeməkdən, içkidən, banketdən, delivery-dən, hamısı. Nümunə olaraq: yemək satışı 65.000 manat, içki satışı 15.000 manat, delivery satışı 12.000 manat, banket gəliri 8.000 manat. Toplam gəlir: 100.000 manat.
İkinci hissə: Ərzaq xərci (COGS). Satılan yeməklərin ərzaq dəyəri, yəni food cost buraya düşür. Nümunə: yemək ərzağı 30.000 manat, içki ərzağı 4.500 manat, qablaşdırma 1.200 manat. Toplam COGS: 35.700 manat, yəni gəlirin 35,7 faizi.
Üçüncü hissə: Ümumi mənfəət (Gross Profit). Gəlirdən COGS-u çıxırsan. 100.000 mənfi 35.700 bərabərdir 64.300 manat, yəni 64,3 faiz. Bu xam mənfəətdir — hələ icarə, maaş, kommunal ödənilməyib.
Dördüncü hissə: Əməliyyat xərcləri. Burada hər şey var. İşçi maaşları 25.000 manat (25 faiz), icarə 10.000 manat (10 faiz), kommunal xərclər 3.500 manat (3,5 faiz), DSMF 1.000 manat (1 faiz), marketinq 1.500 manat (1,5 faiz), təmir və texniki xidmət 800 manat, sığorta 500 manat, musiqi lisenziyası 100 manat, mühasibat və hüquqi xərclər 600 manat, digər xərclər 1.000 manat. Toplam əməliyyat xərcləri: 44.000 manat, yəni gəlirin 44 faizi.
Beşinci hissə: Xalis mənfəət (Net Profit). Ümumi mənfəətdən əməliyyat xərclərini çıxırsan. 64.300 mənfi 44.000 bərabərdir 20.300 manat. Net profit faizi: 20,3. Bu rəqəm sənin real qazancındır. 100.000 manat gəlirdən əlində bu qalır.
Vacib qeyd: yuxarıdakı nümunə ideallaşdırılmışdır. Bakıda əksər restoranların xalis mənfəət faizi 5 ilə 15 arasındadır. 20 faiz görürsənsə çox yaxşı idarə edirsən. 5 faizin altındadırsa təhlükə zonasındasan.
Qızıl qayda: food cost üstəgəl işçi xərcləri bərabərdir Prime Cost, yəni əsas xərc. Bu, gəlirin 55 ilə 65 faizi arasında olmalıdır. 65 faizi keçirsə xəbərdarlıq, 70 faizi keçirsə fövqəladə vəziyyət.
P&L-i necə oxumaq: 5 dəqiqəlik analiz
P&L əlinə gəldi, 5 dəqiqədə nəyə baxmalısan?
Birinci dəqiqə: food cost faizinə bax. 33 faizdən yuxarıdırsa mətbəxdə problem var. Resept kartları yoxlanmalı, waste azaldılmalı, firmalar müqayisə olunmalıdır.
İkinci dəqiqə: işçi xərclərinə bax. 30 faizdən yuxarıdırsa ya çox adam var, ya əməliyyat effektiv deyil. Shift planlamasını yoxla — pik saatlarda kifayət qədər adam varmı, sakit saatlarda artıq adam gəlirmi?
Üçüncü dəqiqə: Prime Cost-a bax. Food cost üstəgəl işçi xərci 65 faizdən yuxarıdırsa ciddi dəyişiklik lazımdır. Bu iki maddə restoranı batıran əsas amildir.
Dördüncü dəqiqə: icarə faizinə bax. 10 faizdən yuxarıdırsa ya satışları artırmalısan (icarə sabitdir, satış artdıqca faiz düşür), ya da icarə danışıqlarına girməlisən.
Beşinci dəqiqə: xalis mənfəətə bax. 8 faizdən aşağıdırsa problemlər yığılıb. Yuxarıdakı maddələrin hansında problem olduğunu artıq bilirsən.
"Amma mənim mühasibçim var" — yetərli deyil
Mühasibçi vergi üçün işləyir. O sənin vergini düzgün hesablayır, DSMF-ni ödəyir, deklarasiyanı verir. Amma mühasibçinin işi sənin restoranının gəlirliliyini artırmaq deyil.
P&L-i oxumaq sənin işindir. Mühasibçi food cost-un niyə artdığını bilmir, sən mətbəxi tanıyırsan. Mühasibçi işçi effektivliyini ölçmür, sən shift-ləri bilirsən. Mühasibçi menyu dəyişikliyi təklif etmir, sən müştərini tanıyırsan. Mühasibçi firma müqayisəsi etmir, sən ərzağı bilirsən. Mühasibçi sənə rəqəm verir, sən o rəqəmi oxuyub qərar verirsən. Bu ayrı-ayrı işlərdir.
P&L-ə aylıq yox, həftəlik bax
Dünya standartı aylıq P&L-dir. Amma Bakıda, xüsusilə yeni açılan restoranlar üçün tövsiyəm həftəlik mini P&L-dir. Tam P&L deyil, sadələşdirilmiş versiya.
Nümunə: bu həftə gəlir 18.500 manat, ərzaq alışları 6.200 manat (33,5 faiz), işçi xərcləri 5.100 manat (27,6 faiz), Prime Cost 11.300 manat (61,1 faiz — norma daxilində), digər sabit xərclər 4.500 manat. Həftəlik nəticə: 2.700 manat (14,6 faiz — norma daxilində).
Bu 5 dəqiqəlik hesablamadır. Hər bazar günü otur, bu rəqəmləri yaz. 4 həftə yaz, trendi görəcəksən. Problemlər aylıq P&L-i gözləmədən həftələr əvvəl görünəcək.
Bu ay başla
Birinci addım: mühasibçidən son 3 ayın P&L-ini istə. Sonra food cost faizini yoxla, 33 faizdən yuxarıdırsa ayrıca diqqət ver. Prime Cost-u hesabla, food cost üstəgəl işçi xərci 65 faizdən aşağı olmalıdır. İcarə faizini hesabla, 10 faizdən aşağı olmalıdır. Xalis mənfəət faizini hesabla, ən azı 8 faiz olmalıdır. 3 ayın trendini müqayisə et, artıb yoxsa azalıb. Həftəlik mini P&L-ə başla, hər bazar günü 5 dəqiqə ayır. Əgər Prime Cost 65 faizi keçirsə fövqəladə görüş çağır: mətbəx üstəgəl maliyyə komandası bir masada oturmalıdır.
P&L şablonunu hazır istəyirsən? DK Agency Toolkit-də Azərbaycan reallığına uyğun P&L şablonu var — doldurmağa başla, rəqəmlər özü danışacaq. Aylıq maliyyə auditi, food cost optimallaşdırması və büdcə planlaşdırması üçün danışmanlıq xidmətimiz mövcuddur.